Cómo controlar el tiempo: los 4 cuadrantes de Covey.

¿Te sabes planificar? ¿Gestionas bien el tiempo? Dos preguntas que parecen significar lo mismo pero que, en mi opinión, son distintas.

Hay personas que se saben planificar muy bien: llevan la agenda al día, elaboran listas de lo que tienen que hacer, establecen sus prioridades, e incluso estiman el tiempo que van a necesitar para llevarlas a cabo. Sin embargo, cuando se tiene que dar el siguiente paso, que es llevar todo eso a la práctica, la cosa cambia.

Por eso, que te sepas organizar y planifiques con antelación las tareas, no significa que a la hora de la verdad no te dejes arrastrar por los acontecimientos, atendiendo las tareas según van llegando. Es fácil olvidarse de la agenda y de nuestro orden de prioridades en cuanto aparece un problema que reclama nuestra atención.

Si dudas sobre si haces un uso eficaz del tiempo, haz una reflexión personal y piensa si para ti se ha convertido en un hábito ir corriendo a todas partes, o el hecho de que te impacientes cuando te interrumpen y que trates de separarte de la gente para continuar con lo que estabas haciendo o si por ejemplo, te llevas trabajo pendiente a casa o sueles comer mientras trabajas. Estas situaciones nos dan la voz de alarma de que no estamos administrando bien nuestro tiempo.

Si ya es importante para un profesional organizarse bien, lo es todavía más para un mando intermedio. Y esto es porque los mandos intermedios (como líderes de sus equipos) en parte son también “dueños” del tiempo de los demás. 

Entre las funciones de un supervisor o un coordinador, está la de planificar y coordinar las tareas de su equipo, por lo que en muchas ocasiones deberá planificar sus jornadas, marcarles tiempos y prioridades, distribuir tareas entre ellos, convocarles a reuniones, etc. Disponer del tiempo de los demás no es ninguna broma. De hecho, el entorpecer y complicar su día a día con decisiones o cambios de última hora frecuentes, tiene un efecto desmotivador en el equipo. Respetar el tiempo y los compromisos de los demás es esencial.

En el tema de la gestión del tiempo está todo inventado. Empezó Pareto, con su Regla del 80/20: “En el 20% de nuestro tiempo conseguimos el 80% de nuestros resultados”, es decir, que la actividad no siempre va ligada a la productividad. Continuó Alan Lakein, con “How to Get Control of Your Time and Your Life” y después Stephen Covey,  uno de los gurús del liderazgo.

¿Qué pones primero? ¿Las piedras o la arena? (Los que conozcan los 4 cuadrantes que ideó Covey saben a qué me refiero). No hay curso sobre la gestión del tiempo que no se hable de ellos. Se trata de cruzar dos variables: el grado de urgencia y el grado de importancia de las tareas.

Échale un vistazo a la matriz del tiempo. Cada una de las actividades que realizamos está encuadrada en uno de los 4 cuadrantes.

Lo que vino a decir Covey fue que nos centráramos en el Cuadrante II (No urgente, pero Importante), ya que es el cuadrante fundamental para ser productivos. Es el tiempo que dedicamos a planificar, a formarnos o a formar a otros, a prevenir, a ver cómo se pueden mejorar las cosas, a establecer relaciones con los demás, etc.

Desafortunadamente, no siempre es el cuadrante donde mayor tiempo pasamos, puesto que con frecuencia se presentan crisis, reuniones, problemas que hay que solucionar urgentemente… y que nos dejan la sensación de estar continuamente “apagando fuegos”. Ese es el Cuadrante I, el de lo (Urgente e Importante).

En los dos cuadrantes restantes, cuanto menos tiempo pasemos, mejor. El Cuadrante III (Urgente pero No Importante) es el de las reuniones improductivas de última hora, visitas imprevistas, llamadas inesperadas y que se prolongan más de la cuenta, o tareas que no son de uno pero que por circunstancias nos toca hacer. No merece la pena dedicar mucho tiempo a ellas.

Por último, el Cuadrante IV (Ni Importante, Ni Urgente) son las actividades más tentadoras y entretenidas, pero que suponen una total pérdida de tiempo y que no repercuten en nuestra productividad, como prestarse a chismes, gestiones que no tengan que ver con el trabajo, navegar por internet sin rumbo fijo, etc.

Lo ideal es realizar las tareas porque son importantes, no porque sean urgentes. Como en el ejemplo del bol de cristal de Covey, si lo que hacemos es llenar primero nuestra agenda del día con tareas que no son importantes y que no nos aportan nada, luego no encontraremos tiempo para las cosas que realmente sí lo son.

Brian Tracy tiene una cita que describe perfectamente cómo deberíamos administrar el tiempo:

«Siempre tienes la libertad de escoger qué hacer primero,

qué hacer segundo,

y qué no hacer.”

Lo difícil es tener las ideas claras, con el objetivo en la mente. Una vez superado eso, viene la parte fácil: Saber decir  “No” a las actividades improductivas.

¿Cuál fue el resultado de tu reflexión? ¿Quién domina a quién? Anímate a compartir tu experiencia con nosotros.

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